CIO, IT Director, IT Manager มีหน้าที่อะไร

คำถามยอดนิยมเวลาสัมภาษณ์งานสำหรับตำแหน่งผู้นำของแผนก IT ก็คือ คุณคิดว่า CIO , IT manager, IT director เขามีหน้าที่อะไร

นี่เป็นคำถามที่ง่าย แต่คนตอบเหนื่อยเพราะต้องอธิบายกันยืดยาวและใช้เวลาตอบนานมาก ใช้เป็นคำถามวัดกึ๋นของผู้สมัครได้เลยว่าทำงานในตำแหน่งบริหารแผนก IT มานานแค่ไหน รู้บทบาทของงานนี้จริงๆหรือไม่

ในมุมมองของผม ตำแหน่งระดับ CIO, IT director พวกนี้ข้ามผ่านงานระดับ operation มาแล้ว เขาผ่านงานITระดับต้น ถึงระดับกลางมาอย่างโชกโชน อย่างน้อยก็กว่า 15 ปีล่ะ ตอนนี้ก็จะเริ่มๆไต่ขึ้นระดับสูงแล้ว แต่ก็ไม่ใช่ว่าทุกคนจะไต่ขึ้นระดับสูงกันได้หมด จะขึ้นระดับสูงได้อย่างน้อยต้องมีคุณสมบัติดังนี้

- คิดเป็น แน่นอนว่าตำแหน่งนี้ต้องคิดมาก และคิดเป็น คิดลงลึกและคิดในแนวกว้าง ต้องคิดดักหน้าคนอื่นไป 2-3 ก้าว

- เป็นผู้นำคนได้ ตำแหน่ง CIO, IT director ต้องนำคนจำนวนมากอยู่แล้ว ทักษะในการเป็นผู้นำเป็นสิ่งสำคัญ การเป็นผู้นำไม่ได้หมายความว่าคุณจะต้องเป็นคนสั่งการทุกอย่างเสมอไป นั่นมัน ผจก รุ่นโบราณแล้ว ผจก รุ่้นใหม่นี่จะทำหน้าที่เป็นผู้ชี้นำ นำทางให้คนอื่นเดินตาม ต้ิองให้ผู้ตามมีส่วนร่วมแสดงความเห็นในการกำหนดทิศทางของแผนก และคอยอธิบายให้เขาฟังเมื่อเห็นว่าแนวคิดบางอย่างของเขายังไม่ถูกต้อง ถ้าทำอย่างนี้ไปบ่อยๆ นานๆเข้าลูกน้องคุณจะเก่งขึ้นมาเอง ส่วนจะเก่งมากหรือน้อยก็แล้วแต่ความสามารถของแต่ละคน

- คัดคนเป็น หัวหน้าที่ดีต้องรู้จักวิธีสัมภาษณ์คน อ่านคนให้ออก และเลือกคนที่มีศักยภาพจริงๆออกมาให้ได้ ข้อนี้พูดง่าย แต่ทำยากครับ เพราะการที่จะสัมภาษณ์คนได้เก่งๆ มองคนให้ิิออกจากการคุยกันแค่ 20-30 นาทีนี่คนสัมภาษณ์ต้องชำนาญและสัมภาษณ์คนมาเยอะ ตัวผมเองก็สัมภาษณ์คนมาเป็นหลักหลายร้อยคน กว่าจะจับทางออกว่าทำอย่างไรเราถึงจะคัดคนที่น่าสนใจออกมาจากการสัมภาษณ์ได้นี่ก็ต้องลองผิดลองถูกมาเยอะ

- ฝึกลูกน้องให้เก่ง อันนี้สำคัญสำหรับองค์กรสมัยใหม่ที่เน้นการสร้างคน และเน้นการทำงานเป็นทีม การทำงานสมัยนี้หมดยุคข้ามาคนเดียว เก่งคนเดียวไปนานแล้ว องค์กรสมัยใหม่เน้นให้มีขนาดเล็ก มีคนน้อย แต่ทำงานมาก คนแต่ละคนทำงานหลายอย่าง แถมทำงานทดแทนกันได้ในยามจำเป็นด้วย หน้าที่หลักของหัวหน้าคือสร้างคนให้เก่งขึ้นมาช่วยแบ่งเบาภาระของตน และสร้างคนเก่งๆให้องค์กร บริษัทใหญ่ๆเขาจะเน้นมากเรื่องต้องสร้างลูกน้องที่จะทำหน้าที่ผู้สืบทอดจากตัวหัวหน้าให้ได้ ซึ่งเป็นเรื่องที่ดี แต่ก็ไม่ใช่ว่าจะทำได้เสมอไป ในหลายองค์กรเราพบว่าบรรดาลูกน้องจำนวนมากในแผนกยังมือไม่ถึง และห่างชั้นจากตัวหัวหน้าอยู่หลายขุม เมื่อถึงคราที่หัวหน้าลาออกไป หรือโยกย้ายไปอยู่ที่อื่น ลูกน้องเดิมก็ไม่สามารถทดแทนได้ สุดท้ายก็ต้องรับคนนอกเข้ามาแทน

- สื่อสารกับคนรอบตัวทั้งระดับเดียวกัน ระดับสูงกว่าและระดับที่ต่ำกว่าได้ดี มีทักษะในการพูด

- อ่านใจนายออก ข้อนี้สำคัญ คุณทำงานมาถึงระดับนี้แล้ว คงไม่ต้องให้นายมาคอยบอกไปทุกเรื่องว่าต้องการอะไร จะต้องทำอย่างไร คุณต้องมองให้ออกว่าเราควรจะต้องทำอะไรแล้วนำเรื่องไปปรึกษากับเจ้านาย ถ้าได้รับไฟเขียวก็ลุยได้เลย อย่าลืมว่าเราต้อง proactive ไม่ใช่ reactive

- ผ่านประสบการณ์ IT มาทั้ง hardware, software, network ถึงแม้ว่าในระดับนี้คุณไม่ต้องลงมือทำงานระดับ operation เองแล้ว แต่คุณต้องผ่านงานเหล่านี้มา เพื่อจะสามารถแนะแนวทางการทำงานให้ลูกน้องได้ และรู้ด้วยว่าลูกน้องของคุณกำลังมั่วอยู่หรือเปล่า

- วางงบและควบคุมงบประมาณแผนก IT ได้อย่างเชี่ยวชาญ หลังจากที่ผมทำงานคุมงบมาหลายปี ผ่านมาทุกรูปแบบ จนตอนนี้มองภาพออกแล้วว่า IT director หรือ CIO นั้นต้องอ่านงบ IT ได้อย่างชำนาญ มองออกเลยว่าปัญหามันอยู่ตรงไหน และจะหั่นงบตรงไหนดี งานหลักอย่างหนึ่งของตำแหน่งนี้คือหั่นงบส่วนเกินทิ้ง ในขณะเดียวกันก็ต้องดูให้แน่ใจว่ามีงบอย่างเพียงพอที่จะทำงานที่สำคัญให้ลุล่วง

- เจรจาต่อรองเก่ง ในตำแหน่งนี้คุณต้องเจรจาต่อรองกับคนจำนวนมาก ทั้งในหน่วยงาน IT ด้วยกัน นอกหน่วยงาน IT หรือคนจากบริษัทอื่น เจรจาอย่างไรคุณจึงจะได้ในสิ่งที่เราต้องการ และคู่เจรจาก็ยังรู้สึกดีและยินดีทำตามสิ่งที่ตกลงกัน เรื่องนี้เป็นสิ่งที่พูดง่าย แต่ทำยากครับ บางครั้งมันก็ไม่สำเร็จอย่างสวยงามเสมอไป

- ปรับตัวรับความเปลี่ยนแปลงได้เร็ว โลกสมัยใหม่นี่ธุรกิจปรับตัวเร็ว ชาว IT ยิ่งต้องปรับตัวได้เร็วกว่า ความสามารถในการเปลี่ยนแปลงรับมือกับสถานการณ์ฺต่างๆได้อย่างเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญที่ตำแหน่งนี้ต้องมี

- บริหารจัดการ vendor ได้ดี อันนี้สามารถทำประโยชน์ให้กับบริษัทได้อย่างมหาศาล ทั้งได้ราคาพิเศษ ได้รับรู้เทคโนโลยีใหม่เป็นคนแรก ได้เงื่อนไขพิเศษจากการต่อรองกับ vendor

- มองการณ์ไกล ต้องมองไปข้างหน้าให้ได้ 3-5 ปี ไม่ต้องนานขนาด 10ปีหรอก โลกสมัยนี้มันก้าวไปเร็ว และเปลี่ยนเร็วมาก มองไปข้างหน้าได้ 3 ปีผมว่าก็เก่งแล้ว

- หลักการคิดดี รู้จักคิด และรู้จักตั้งคำถามเพื่อให้ได้คำตอบที่ต้องการ คนที่อยู่ระดับนี้ไม่จำเป็นต้องรู้ละเอียดหรือรู้ลึกในทุกๆเรื่อง โดยทั่วไปเขาจะรู้หลักการกว้างๆ รู้ business process ของหน่วยงานต่างๆในบริษัทดี เมื่ออยากได้ข้อมูลเพิ่มเติมในเชิงลึกก็เข้าไปถามคนที่เกี่ยวข้อง

- นำเสนอแนวคิดและหลักการได้ดี ขายแนวคิดให้คนอื่นยอมรับและนำไปปฏิบัติได้

- เป็นนักฝัน...... คนระดับนี้ต้องฝันให้ไกลและไปให้ถึง เขาต้องมองภาพงานของแผนก IT ในอนาคตได้ว่าจะเป็นอย่างไร จากนั้นจึงกำหนดแผนยุทธวิธีที่จะไปให้ถึงเป้าหมายที่วางไว้ จากแผนยุทธวิธีก็เอามากำหนดเป็นแผนปฏิบัติงานในแต่ละปีเพื่อบรรลุเป้าหมายระยะยาว

- ตามทันโลก, CIO, IT director ที่ดีต้องตามทันโลกว่าเขาไปถึงไหนกันแล้ว คู่แข่งเขาใช้ IT อย่างไรให้เกิดความได้เปรียบทางธุรกิจ คนที่จะทำงานตรงนี้ต้องเป็นนักอ่านตัวยง อ่านทั้งจากเว็บ จากนิตยสาร จากหนังสื่อพิมพฺ์ต่างๆ

- รู้จักธุรกิจที่ตัวเองกำลังทำอยู่ดี นี่เป็นกฏสำคัญข้อแรกเลยก็ว่าได้ ถ้า CIO ไม่รู้จักธุรกิจของบริษัทตัวเองเป็นอย่างดี ไม่เข้าใจ business process โดยรวมของทั้งองค์กรแล้ว เขาจะไม่สามารถกำหนดแผนงาน IT ให้สอดคล้องกับเป้าหมายขององค์กรได้ ผมเคยอ่านเจอว่าเมื่อ Starbuck รับ CIO คนใหม่เข้ามาทำงาน งานแรกของเขาคือไปเป็นพนักงานขายกาแฟอยู่หน้าร้านก่อน 10-15 วัน เพื่อให้เข้าใจธุรกิจ ก่อนที่จะเข้ามาทำหน้าที่ CIO ซึ่งผมเห็นด้วยกับแนวคิดนี้เป็นอย่างมาก ถ้า CIO คนไหนเอาแต่นั่งฝันหรือควบคุมงานทั้งหมดจากสำนักงานใหญ่ โดยไม่ไปคลุกคลีพบปะกับลูกค้าเลย ผมว่า CIO คนนั้นยากที่จะกำหนดทิศทางของแผนก IT ให้สอดคล้ิองกับเป้าหมายของธุรกิจ และใช้ IT เป็นเครื่องมือสร้างความได้เปรียบทางธุรกิจ

- รู้จักการเมืองในที่ทำงาน เข้าใจว่าการเมืองเป็นอย่างไร อ่านเกมส์ออก แต่ไม่จำเป็นต้องเข้าไปเล่นการเมืองในที่ทำงานกับเขาด้วยล่ะ ที่ต้องรู้ก็เพื่อจะสามารถเอาตัวรอดได้ในที่ทำงาน และสามารถผลักดันงานของแผนก IT ให้บรรลุเป้าหมายได้ โดยใช้การเมืองเข้ามาเสริม คุณต้องรู้ว่าต้องพูดเรื่องไหนกับใคร และใครจะช่วยคุณผลักดันเรื่องต่างๆได้ ถ้าจะให้ดีคุณต้องสามารถสลายขั้วทางการเมืองในออฟฟิศให้ได้ด้วย ซึ่งไม่ใช่เรื่องที่ทำได้ง่ายๆเลย

ที่ผ่านมาผมสัมภาษณ์ IT manager จากหลายๆประเทศมาก็มาก ยังหาคนที่ตอบได้ครบๆแบบถูกใจเลยยังไม่มีจริงๆ ไอ้ที่ผมบอกมาข้างต้นนั่นก็ไม่ใช่จะครบทุกเรื่องนะ แต่เรื่องหลักๆก็คงครบล่ะ

หลังจากร่ายมายาว ตกลงผมตอบคำถามได้เป็นที่พอใจหรือยังว่า CIO, IT Director, IT manager เขาทำอะไร