Wednesday, February 3, 2010

อายุการใช้งานคอมพิวเตอร์ กี่ปีถึงจะดี

เรื่องอายุการใช้งานคอมพิวเตอร์ในทางธุรกิจเป็นที่ถกเถียงกันมานานว่าจะใช้ได้กี่ปีก่อนจะเปลี่ยน เมื่อก่อนนี้บริษัทส่วนใหญ่กำหนดไว้ที่ 3ปีตามเวลาที่ฝ่ายบัญชีใช้ตัดค่าเสื่อมราคาของสินทรัพย์จนเหลือมูลค่าเป็น 1 บาท เมื่อครบ 3ปีก็เปลี่ยนเครื่องใหม่ให้ผู้ใช้ ข้ออ้างที่ฝ่าย IT ได้รับจากผู้ใช้ที่ขอเปลี่ยนเครื่องเป็นประจำคือเครื่องมันเก่า ทำงานช้า เลยขอเปลี่ยนเครื่อง พอฝ่าย IT เข้าไปตรวจสอบดูก็พบว่าสาเหตุที่เครื่องช้าเป็นดังนี้

1.ผู้ใช้ไปเล่น internet บ่อย เข้าไปสารพัดเว็บ คลิ๊ก link ไปเรื่อยๆ แถมไปคลิ๊ก accept บ่อยๆโดยไม่ทันดูว่าไปรับอะไรเข้ามา ผลก็คือมีสารพัดโปรแกรมที่ไม่จำเป็นรวมทั้ง worm, spyware, trojan จาก internet ถูกติดตั้งลงมาในเครื่องเพียบ เวลาเปิดเครื่องทีจะต้องรอนานมากกว่าจะโหลดโปรแกรมขึ้นมาจนครบ

2.ผู้ใช้ชอบลองโปรแกรมใหม่ ก็ไปโหลดสารพัดโปรแกรมมาลองมีทั้ง skype, messenger, สารพัด internet toolbar, google update, โปรแกรมของ Black Berry,โปรแกรมของกล้องดิจิตอล, โปรแกรมของสแกนเนอร์ที่ซื้อมา, โปรแกรมไดรเวอร์ของสารพัดเครื่องพิมพ์ มีเป็นสิบๆโปรแกรม ผลก็คือเปิดเครื่องมาทีกว่าจะโหลดโปรแกรมพวกนี้หมดนี่นานมากๆ รอไปเกือบ 10 นาที windows ก็ยังบูทไม่เสร็จเลย

3 Windows ไม่ได้ลงใหม่มาเป็นปีๆแล้ว มีขยะเพียบ กรณีนี้แค่ลง windows ใหม่เครื่องก็ทำงานเร็วเหมือนใหม่เลย ปกติเครื่องที่ใช้ windows ไปนานๆจะค่อยๆช้าลงเรื่อยๆ จนในที่สุดต้องลง windows ใหม่ก็จะหาย

วิธีแก้ทั้ง 2 กรณีแรกก็ึืคือไล่ลบโปรแกรมที่ไม่จำเป็น กำจัดไวรัส worm spyware ออกไปให้หมด บางครั้งมันเละมาก ลง windows ใหม่จะง่ายกว่าเยอะ หลังจากทำเสร็จแล้วพบว่าเครื่องกลับมาทำงานเร็วจนเป็นที่พอใจของผู้ใช้โดยไม่ต้องซื้อใหม่ ก็ช่วยยืดอายุการใช้งานเครื่องออกไปได้เป็น 4-5ปีได้สบายๆ

โปรแกรมส่วนใหญ่ที่พนักงานใช้กันก็มี Word, Excel, POwerpoint, Email(Outlook/Lotus Notes) ส่วน OS หลักๆที่ใช้กันก็ Windows XP ซึ่งโปรแกรมเหล่านี้ทำงานกับเครื่องอายุ 4-5ปีได้สบาย ขอแต่ให้มี memory สัก 1-2 กิกะไบตท์ windows XP ก็ทำงานได้อย่างราบลื่นแล้ว ไม่ต้องรีบ upgrade ไปหา Windows Vista(ที่ไม่ประสบความสำเร็จเท่าไรนัก ไมโครซอฟต์ก็ออกมายอมรับเอง)หรือเปลี่ยนไปใช้ Windows 7 ให้เปลืองเิงิน เพราะในแง่ของธุรกิจแล้ว Windows XP ก็มีความสามารถที่พอตัว แน่นอนว่า Windows 7 มีลูกเล่นที่เหนือกว่ามาก แต่มันคุ้มค่าที่จะต้องโละเครื่องเก่ามากออกไป และลงทุนซื้อเครื่องใหม่มาหรือมไ่ม่ อันนี้ฝ่าย IT ต้องไปคิดให้ดีๆและหาข้อมูลมาให้ฝ่ายบริหารตัดสินใจ4

บางคนมาอ้างบอก SAP ทำงานได้ช้าเพราะเครื่องมันเก่าแล้ว ก็ต้องอธิบายว่า SAP มันไม่ได้ประมวลผลที่เครื่องของผู้ใช้ มันประมวลผลที่ server ซึ่งอยู่ที่แผนก IT ส่วนเครื่องของผู้ใช้ทำหน้าที่แค่รับส่งข้อมูลปริมาณที่น้อยนิดจนเครื่องเก่า 4-5ปีก็ทำงานได้สบายๆ เพราะฉนั้นถ้า SAP มันช้าก็อาจเป็นเพราะ server กลางทำงานหนัก หรือระบบสื่อสารของออฟฟิศมีข้อมูลวิ่งอยู่จำนวนมาก ก็ต้องรอกันไป เปลี่ยนเครื่องใหม่ก็ไม่ทำให้ SAP เร็วขึ้น

ถ้าถามว่าประโยชน์จากการเพิ่มอายุใช้งานจาก 3 เป็น 4 ปีมีแค่ไหน คิดคร่าวๆคือคอมพิวเตอร์ตั้งโต๊ะ 1 ชุดพร้อมจอ ราคาประมาณ 39000 บาท ถ้าใช้ 3ปีก็ค่าเสื่อมราคาปีละ 13000 บาท พอขยายการใช้งานเป็น 4ปีบริษัทจะไม่มีค่าเสื่อมราคาในปีที่ 4 เพราะตัดค่าเสื่อมหมดไปตั้งแต่ 3ปีแรกแล้ว เท่ากับประหยัดเงินไป 13000บาทในปีที่ 4 ถ้าบริษัทใหญ่ซึ่งมีคอมพิวเตอร์ 200-300 เครื่องแล้วลองคิดดูว่าประหยัดเงินไปปีละ 2.6 - 3.9 ล้านในแต่ละปีจะทำให้ประหยัดค่าใช้จ่ายไปเท่าไร ที่สำคัญคือยังช่วยลดจำนวนขยะอิเลคโทรนิคที่มีมากขึ้นทุกวันอีกด้วย

ในการเพิ่มอายุการใช้งานเป็น 4ปี ฝ่าย IT ก็ต้องทำงานมากขึ้นบ้าง เพราะต้องมีการลง windows ใหม่เพื่อให้เครื่องกลับมาทำงานได้เร็ว เครื่องบางส่วนอาจมีปัญหา hardware พังบ้างก็ต้องซ่อมไปตามอาการ แต่ก็มีจำนวนไม่มากนัก ถ้าเครื่องเสียมากซ่อมไม่คุ้มก็ต้องเปลี่ยนใหม่ไป สุดท้ายแล้วอายุการใช้งานคอมพิวเตอร์ยังไงก็อย่าให้เกิน 5ปีเลยครับ มันนานไป ให้มันพักได้แล้ว

นี่เป็นอีกบทบาทหนึ่งที่แผนก IT สามารถเข้ามามีส่วนร่วมในการตัดลดค่าใช้จ่ายในองค์กร เพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน